Pieczątki są powszechnie używane zarówno przez firmy jak również przez osoby prywatne wykonujące wolne zawody. Każdy może sobie wybrać jakie informacje na nich umieścić, najprostsze posiadają dane firmy takie jak nazwa, adres korespondencyjny czy numer telefonu. Zdarzają się też pieczątki imienne, z datownikiem czy logo. Przepisy prawa nie mówią nic o konieczności jej posiadania ale wyrobienie niesie za sobą wiele korzyści.
Pieczątki sprawdzą się przy podpisywaniu dokumentów. 
Duże firmy codziennie muszą uzupełniać wiele dokumentów w których muszą być podane informacje na temat przedsiębiorstwa. W przypadku konieczności przepisania danych kilka razy nie powinno to stanowić problemu ale co jeśli takich sytuacji w ciągu dnia jest bardzo wiele?
Posiadając pieczątke z takimi danymi jak adres, numer NIP, REGON oraz numer telefon uzupełnienie kilkudziesięciu dokumentów to tylko pare minut. Ponadto można mieć pewność, że nigdzie nie popełniło się błędu i wszystkie informacje są poprawne.
Większa wiarygodność.
Dokument z odbitą pieczątką zawsze jest bardziej wiarygodny niż dokument bez niej. Wynika to z faktu, że łatwo w ten sposób zidentyfikować czy jest to dokument oryginalny czy skopiowany.
Pieczątkę może wyrobić każdy ale mało kto chciałby to zrobić dla odniesienia jednorazowej korzyści. Podpisując dużą ilość umów czy pism oficjalnych pieczątka powinna być jednym z podstawowych narzędzi pracy.
Firma zyskuje profesjonalny wizerunek.
Warto też zaznaczyć, że firmy posiadające własne pieczątki są lepiej odbierane przez klientów oraz partnerów biznesowych. Koszt i czas wyrobienia nie jest zbyt duży, a jest to przedmiot, który może służyć przez bardzo wiele lat i przynieść wiele korzyści. Jeśli będzie się jej używać podczas spotkań biznesowych to trzeba również zadbać o atrakcyjny wygląd zewnętrzny.